Kako varno delati od doma v obliki home office

Deli

Delate od doma v obliki home office ali ta način dela uporabljate vsaj nekaj dni na mesec? Potem ste verjetno že opravili vsaj osnovno usposabljanje o tem, kako varno delati zunaj pisarne. V praksi pa varnost ne temelji samo na enem usposabljanju, protivirusnem programu ali službenem VPN-ju. Najbolj pomembno je, kako imate nastavljeno napravo, kako se prijavljate v službene račune, kako ravnate z dokumenti in kako hitro znate prepoznati sumljivo sporočilo ali zahtevo.

Delo od doma se je močno razširilo med pandemijo, danes pa ne gre več za izjemen režim dela. Za številna podjetja sta home office ali hibridno delo običajen del delovanja. Koronavirusa zato danes ni treba razumeti kot glavnega razloga za ukvarjanje z varnostjo dela od doma. Bil je predvsem dogodek, ki je ta način dela pospešil. Sama varnostna tveganja pa so ostala aktualna tudi po pandemiji.

Pri delu od doma se del zaščite preseli zunaj pisarne. Na delovnem mestu so omrežje, naprave in dostop do službenih sistemov običajno upravljani centralno. Doma uporabljate lastno omrežje Wi-Fi, pogosto delate prek cloud storitev, se povezujete z različnih lokacij in včasih kombinirate službene in osebne naprave. To ne pomeni, da je home office samodejno nevaren. Pomeni le, da zahteva jasna pravila in razumne navade.

Uporabljajte varno in posodobljeno napravo

Osnova varnega dela od doma je naprava, na kateri delate. Idealno je uporabljati službeni prenosnik ali računalnik, ki ga upravlja IT oddelek. Takšna naprava ima nastavljene posodobitve, zaščito pred zlonamerno programsko opremo, šifriranje diska in pravila dostopa do službenih sistemov.

Priporočeno

Če pri delu uporabljate lastno napravo, preverite, ali podjetje to sploh dovoljuje in pod kakšnimi pogoji. Osebni prenosnik ali mobilni telefon, ki se uporablja za službene namene, bi moral imeti posodobljen operacijski sistem, vklopljene varnostne posodobitve, zaklep zaslona, zaščito pred malwareom ter ločen delovni profil ali odobrene službene aplikacije.

Posodobitve niso povezane samo z novimi funkcijami. Pogosto odpravljajo varnostne ranljivosti, ki jih lahko napadalci izkoristijo. Zato ne bi smeli dolgoročno odlagati posodobitev operacijskega sistema, brskalnika, pisarniškega paketa, komunikacijskih aplikacij ali varnostne programske opreme.

Če delate z občutljivimi službenimi dokumenti, je pomembno tudi šifriranje diska. V primeru izgube ali kraje prenosnika lahko bistveno zmanjša tveganje, da bi nekdo prišel do shranjenih podatkov.

Gesla in večfaktorsko preverjanje

Morda se še spomnite priporočila, da je treba gesla redno menjati. Danes je pomembneje uporabljati dolga in edinstvena gesla za vsak račun ter jih shranjevati v upravitelju gesel. Eno geslo se ne bi smelo ponavljati v več storitvah. Če uide iz ene storitve, ga lahko napadalec poskusi uporabiti tudi drugje.

Pri službenih računih bi moralo biti večfaktorsko preverjanje samoumevno. To pomeni, da za prijavo ne zadostuje samo geslo, ampak potrebujete še dodatno potrditev. Lahko gre za avtentikacijsko aplikacijo, varnostni ključ, passkey ali v šibkejšem primeru SMS-kodo.

SMS-koda je boljša kot nobeno dodatno preverjanje, vendar ni idealna. Varnejše so avtentikacijske aplikacije, passkeys ali strojni varnostni ključi. Pomembno je tudi, da ne potrjujete prijave, ki je niste začeli sami. Če prejmete poziv za potrditev dostopa, vi pa se niste nikamor prijavljali, lahko gre za poskus napada.

VPN ni čudežna rešitev, vendar ima svoje mesto

Pri delu od doma se pogosto omenja VPN. Službeni VPN ustvari varno povezavo z internimi sistemi podjetja in je lahko pomemben del oddaljenega dostopa. Če ga podjetje zahteva, ga vedno uporabljajte v skladu z internimi pravili.

Vendar je treba razlikovati med službenim VPN-jem in komercialno VPN-storitvijo, ki jo uporabnik kupi za zasebne namene. Zasebni VPN je lahko smiseln na primer pri uporabi javnega omrežja Wi-Fi, vendar ne reši šibkih gesel, okuženega računalnika, nepazljivega deljenja dokumentov ali phishinga.

Za običajnega uporabnika velja preprosto pravilo: uporabljajte samo način dostopa do službenih sistemov, ki ga je odobrilo podjetje. To je lahko VPN, varen cloud dostop ali druga rešitev, ki jo je določilo podjetje.

vir: pixabay

Zavarujte domači Wi-Fi in router

Pri delu od doma se povezujete prek domačega omrežja. Routerja zato ne smete prezreti. Spremenite privzeto administratorsko geslo routerja, uporabljajte močno geslo za omrežje Wi-Fi in, če je mogoče, vklopite WPA3 ali vsaj WPA2-AES.

Izklopite WPS, če ga ne uporabljate, in preverite, ali router omogoča posodobitev firmwarea. Če imate zelo star router brez varnostnih posodobitev, je njegova zamenjava lahko razumnejša rešitev kot nadaljnja uporaba.

Če imate doma več pametnih naprav, na primer kamere, televizorje, zvočnike ali različne poceni IoT naprave, razmislite o tem, da jih ločite v gostujoče omrežje. Službeni prenosnik ne bi smel biti po nepotrebnem izpostavljen istemu omrežnemu okolju kot naprave, ki jih nimate pod nadzorom ali ne prejemajo več posodobitev.

Službeni dokumenti sodijo v odobrene storitve

Pri home office pogosto delate z dokumenti prek cloud shramb, e-pošte, službenih aplikacij ali komunikacijskih orodij. Prav tu nastaja veliko praktičnih tveganj. Službenih dokumentov ne bi smeli pošiljati prek zasebne e-pošte, shranjevati v osebni cloud ali deliti prek storitev, ki jih podjetje ni odobrilo.

Pri deljenju dokumentov vedno preverite, kdo ima dostop do njih. Povezava tipa »dostop ima vsak s povezavo« je lahko priročna, vendar je pri občutljivih dokumentih po nepotrebnem tvegana. Varneje je dokument deliti s konkretnimi osebami in s takimi dovoljenji, ki jih resnično potrebujejo.

Previdni bodite tudi pri uporabi AI orodij. V javna orodja ne vnašajte internih dokumentov, osebnih podatkov, poslovnih skrivnosti, podatkov strank, prijavnih podatkov, pogodb ali nejavne izvorne kode, če podjetje nima jasno odobrenih pravil za njihovo uporabo.

Pazite na phishing in sumljiva sporočila

Tudi pri dobro nastavljeni tehnologiji ostaja najšibkejša točka človek. Napadalci sistema pogosto ne poskušajo premagati tehnično. Poskusijo vas prepričati, da jim pomagate sami: s klikom na povezavo, odpiranjem priponke, vnosom gesla ali potrditvijo prijave.

Sumljiva so predvsem sporočila, ki ustvarjajo pritisk na hitrost, zahtevajo nepričakovano plačilo, vsebujejo nenavadno priponko, zahtevajo vnos gesla ali vas silijo, da obidete običajen delovni postopek. Pri delu od doma je preverjanje lahko težje, ker sodelavec ne sedi poleg vas. Zato je toliko pomembneje, da nenavadno zahtevo preverite po drugem kanalu, na primer telefonsko ali prek uradnega službenega komunikacijskega orodja.

Če prejmete sporočilo, ki se pretvarja, da prihaja od IT podpore, banke, kurirja, dobavitelja ali nadrejenega, vendar se vam pri njem nekaj ne zdi prav, ne reagirajte samodejno. Preverite naslov pošiljatelja, povezavo, jezik sporočila in kontekst zahteve.

Tiskanje službenih dokumentov doma

Če doma tiskate službene dokumente, pomislite tudi na fizično varnost. Do uhajanja podatkov ne pride vedno prek interneta. Občutljiv dokument, odložen na mizi, ob tiskalniku ali v košu za odpadke, je lahko težava, zlasti če vaše gospodinjstvo obišče še kdo drug.

Dokumentov s službenimi podatki, osebnimi podatki, poslovnimi informacijami, računi ali pogodbami ne puščajte prosto dostopnih. Če jih ne potrebujete več, jih ne odvrzite med običajne odpadke. Uporabite uničevalnik dokumentov ali drug varen način uničenja v skladu s pravili podjetja.

Pozornost si zasluži tudi sam tiskalnik. Če je povezan v omrežje, bi moral imeti spremenjeno privzeto geslo, posodobljen firmware in omejen dostop. Pri občutljivih dokumentih je smiselno tiskati samo takrat, ko je to res potrebno.

Varnostne kopije in obnova podatkov

Varnost ni samo v tem, da se incident ne zgodi. Pomembno je tudi, kaj se zgodi potem. Če se naprava pokvari, izgubite prenosnik ali pride do ransomware napada, je odločilna zmožnost obnove podatkov.

Službenih dokumentov ne shranjujte samo lokalno na namizje ali v osebno mapo v prenosniku. Uporabljajte shrambo, ki jo je odobrilo podjetje in ima nastavljeno varnostno kopiranje, različice datotek in pravice dostopa. Če delate s pomembnimi datotekami, se prepričajte, da so shranjene tam, kjer jih podjetje lahko obnovi.

Kaj storiti ob sumu na incident

Če ste kliknili na sumljivo povezavo, vnesli geslo na neznani strani, izgubili napravo ali pomotoma poslali dokument napačni osebi, je najpomembneje ukrepati hitro. Težave ne poskušajte prikriti. Pravočasna prijava lahko bistveno zmanjša škodo.

Ob sumu na okužbo napravo odklopite iz omrežja. Če ste geslo vnesli na sumljivi strani, ga spremenite z druge zaupanja vredne naprave. Sumljive e-pošte ne izbrišite, saj je lahko potrebna za analizo. Obrnite se na IT podporo ali odgovorno osebo v podjetju in na kratko opišite, kaj se je zgodilo, kdaj se je zgodilo ter katerih računov ali dokumentov bi se lahko zadeva dotikala.

Napaka se lahko zgodi vsakomur. Večja težava nastane takrat, ko incident ni pravočasno prijavljen.

Kaj bi moral urejati delodajalec

Varen home office ni samo odgovornost zaposlenega. Podjetje bi moralo določiti, katere naprave se lahko uporabljajo, katere aplikacije so odobrene, kje se shranjujejo dokumenti, kako se ureja oddaljeni dostop in komu se prijavljajo varnostni incidenti.

Delodajalec bi moral zagotoviti službeno upravljane naprave, šifriranje diskov, centralne posodobitve, zaščito končnih naprav, varnostno kopiranje, pravila za uporabo osebnih naprav in jasen postopek v primeru incidenta. Pomembno je tudi načelo najmanjših pravic: uporabnik bi moral imeti dostop samo do tistih podatkov in sistemov, ki jih resnično potrebuje za svoje delo.

Enako pomembna so pravila za cloud storitve in AI orodja. Če podjetje ne določi, katera orodja so dovoljena in katere podatke je vanje dovoljeno vnašati, si zaposleni pogosto pomagajo sami. To sicer lahko poveča udobje, hkrati pa tudi tveganje za uhajanje podatkov.

Praktični checklist za zaposlenega

  • Uporabljajte službeno napravo ali napravo, ki jo je odobrilo podjetje.

  • Imejte vklopljene posodobitve operacijskega sistema, brskalnika in delovnih aplikacij.

  • Uporabljajte upravitelja gesel in edinstvena gesla za vsak službeni račun.

  • Vklopite večfaktorsko preverjanje povsod, kjer je na voljo.

  • Ne potrjujte prijave, ki je niste začeli sami.

  • Uporabljajte samo odobren način oddaljenega dostopa.

  • Zavarujte domači Wi-Fi z močnim geslom in posodobljenim routerjem.

  • Službenih dokumentov ne shranjujte v zasebne shrambe.

  • Občutljivih službenih podatkov ne vnašajte v neodobrena AI orodja.

  • Natisnjene službene dokumente zaščitite pred dostopom drugih oseb in jih po uporabi uničite.

  • Sumljivo e-pošto, povezave in zahteve preverjajte po drugem kanalu.

  • Incident prijavite takoj, tudi če niste prepričani, ali se je res kaj zgodilo.

Praktični checklist za podjetje

  • Določite, katere naprave se lahko uporabljajo za delo od doma.

  • Uporabljajte upravljanje naprav, šifriranje diskov in centralne posodobitve.

  • Zahtevajte večfaktorsko preverjanje pri službenih računih.

  • Nastavite pravice dostopa glede na delovno vlogo.

  • Zagotovite varnostno kopiranje in možnost obnove podatkov.

  • Določite pravila za uporabo osebnih naprav.

  • Odobrite konkretne cloud storitve in AI orodja.

  • Pripravite preprost postopek prijave incidentov.

  • Zaposlene redno usposabljajte za phishing in varno delo s podatki.

  • Varnostnih pravil ne naredite po nepotrebnem zapletenih, sicer jih bodo ljudje obšli.

Varen home office mora biti uporaben

Cilj varnosti ni otežiti delo do te mere, da zaposleni začne iskati obvoze. Dobra varnostna pravila morajo biti razumljiva, praktična in sorazmerna s tveganjem. Drugačne ukrepe potrebuje človek, ki občasno odgovori na e-pošto, in drugačne nekdo, ki doma dela z računovodstvom, osebnimi podatki, pogodbami ali tehnično dokumentacijo.

Če delate od doma, je najpomembneje držati se nekaj načel: uporabljajte varno napravo, zaščitite račune z večfaktorskim preverjanjem, službenih podatkov ne shranjujte v neodobrene storitve, pazite na phishing in prijavite težavo takoj, ko se pojavi sum.

Varno delo od doma ni enkratna nastavitev. Je kombinacija tehničnih ukrepov, pravil podjetja in vsakodnevnih odločitev uporabnika.

Blog Drugi zanimivi članki
Vaša nakupovalna košarica
Nakupovalna košarica ne vsebuje izdelkov
TonerDepot.si
Prijava
Nimate računa? Registrirajte se zdaj
Meni