Kdaj izbrati obnovljen tiskalnik?

Različna delovna mesta, različne zahteve

Predstavljajte si, da imate v podjetju dva starejša večfunkcijska tiskalnika in bi morali dodati še dva. Eden bo tiskal dokumente za stranke, kjer vam je pomembna dobra reprodukcija barv, učinkovito skeniranje in visoka razpoložljivost. Drugi bo končal v računovodstvu in bo večino časa porabil za obdelavo računov, pogodb, obrazcev in arhivskih kopij.

Lahko preprosto kupite dva nova stroja. Vendar to morda ni najbolj ekonomsko smiselna rešitev. Obe delovni mesti pričakujeta od tiskalnika nekaj drugega. Z glavnim tiskalnikom podjetja lahko uporabljate sodobnejši potek dela skeniranja, boljšo integracijo z uporabljenimi sistemi, posodobljene varnostne funkcije ali lažje upravljanje. Z napravo za rutinsko administracijo večine tega morda ne boste potrebovali.

Tukaj se pojavi tretja možnost med »popolnoma novo« in »popolnoma rabljeno«. Novo napravo boste uporabili tam, kjer boste uporabljali njene specifične lastnosti. Za manj zahtevno delovno mesto je morda smiseln profesionalno obnovljen stroj.

Takšna mešana flota tiskalnikov ne bo samodejno najcenejša ali najboljša. Vendar vas prisili, da si zastavite bolj uporabno vprašanje. Ne "kateri nov tiskalnik naj kupimo?", ampak "kaj mora to delovno mesto obvladati?".

Kaj pomeni "obnovljeno"?

Ko začnete pregledovati ponudbe za obnovljene naprave, boste naleteli na prvo težavo: nomenklaturo.

Izraza uporabljen , prenovljen , obnovljen ali predelan se ne uporabljajo povsod enako, zato vam sama beseda v seznamu ne pove, kaj se je dejansko zgodilo z napravo, preden je bila ponovno prodana.

Rabljeni stroj je lahko stroj prejšnjega lastnika, ki ga je prodajalec preprosto pregledal, očistil in predal naprej. Pri temeljitejši obnovi se stroj razstavi, očisti in pregleda, po potrebi zamenja z novimi obrabljenimi komponentami in nato preizkusi funkcionalnost. Vendar pa se obseg tega postopka lahko razlikuje glede na proizvajalca, izvajalca obnove, model in trg.

Zato je v tem članku profesionalno obnovljena naprava opredeljena kot tista, ki je bila podvržena dokazljivemu pregledu in postopku obnove. To vključuje funkcionalno testiranje, jasno navedene garancijske ali servisne pogoje ter informacije o tem, kdo bo podpiral napravo med njenim nadaljnjim delovanjem.

Pri napravah z notranjim pomnilnikom je pomembno vprašanje, kako izbrisati podatke prejšnjega uporabnika.

Torej se pri izbiri ne splača ostati pri oznaki "obnovljeno". Vprašajte, kaj konkretno je prenova vključevala, kateri deli so bili preverjeni ali zamenjani, kakšne pogoje boste prejeli v primeru okvare in kdo bo napravo servisiral.

Stroj nejasnega izvora po osnovnem čiščenju in profesionalno obnovljena naprava z dokumentiranim postopkom in servisnim ozadjem predstavljata dve popolnoma različni nevarnosti, čeprav ju prodajalec morda označi s podobno besedo.

Ilustrativna slika, ustvarjena z umetno inteligenco.

Ko združite nove in obnovljene naprave

V enem podjetju lahko novi in obnovljeni tiskalniki delujejo vzporedno. Novejšo napravo boste uporabili tam, kjer boste imeli koristi od njenih funkcij, daljše podpore ali večje predvidljivosti delovanja. Prenovljena večnamenska naprava lahko služi manj zahtevnemu delovnemu mestu, kjer morate predvsem zanesljivo tiskati, kopirati in skenirati običajne dokumente. Vendar je takšna kombinacija smiselna le, če prihrankov ne izniči bolj zapleteno delovanje.

Če začnete mešati veliko število blagovnih znamk, generacij, gonilnikov in metod upravljanja, lahko del prihrankov porabite za bolj zapleteno podporo. Raznoliko okolje je težje upravljati, posodabljati in vzdrževati v okviru ene same varnostne politike.

Če imate možnost izbire, kombinirajte nove in obnovljene stroje, da ne boste po nepotrebnem povečali števila platform, ki jih mora vaše podjetje podpirati.

Nakupna cena je šele začetek

Prenovljen stroj lahko stane bistveno manj kot primerljiv nov model. To ne pomeni, da vas bo v prihodnjih letih stal manj. Vredno si je ogledati skupne stroške lastništva (TCO).

Za to vam ni treba zgraditi zapletenega finančnega modela. K nakupni ceni dodajte še toner in drug potrošni material, servis, potrošne dele in energijo. Če je od tiskalnika odvisen pomemben proces, v enačbo vstopijo tudi stroški morebitnega izpada.

Za opremo, kupljeno prek najema, storitve upravljanega tiskanja ali drugega pogodbenega modela , so lahko skupni stroški storitve, vključena storitev, čas odziva na okvaro in pogoji dobave potrošnega materiala pomembnejši od same nakupne cene.

Začetna naložba za nov stroj je običajno višja, vendar je prvih nekaj let delovanja lahko bolj predvidljivih. Za obnovljen stroj boste morda sprva plačali manj, vendar imajo večjo vlogo njegova pretekla zgodovina, kakovost obnove in pogoji servisiranja.

Bistvena razlika v nakupni ceni se lahko hitro zmanjša, če oprema zahteva pogoste posege tehnika ali drage dele. Vendar ni razloga, da bi samodejno predvidevali visoke stroške servisiranja samo zato, ker je stroj že zaključil svoj prvi življenjski cikel.

Ko torej kupujete obnovljeno opremo, ne kupujete le cenejše strojne opreme. Kupujete kombinacijo cene, preostale življenjske dobe, podpore in tveganja.

Samo števec strani ni dovolj

Pri rabljenem avtomobilu seveda gledate na število prevoženih kilometrov. Pri pisarniškem tiskalniku ima število natisnjenih strani podobno indikativno vlogo. Vendar števec sam po sebi ni dovolj.

Sto tisoč strani je lahko pomemben del življenjske dobe majhne pisarniške naprave, medtem ko je za robustnejši stroj, zasnovan za bistveno večje količine, to relativno majhna uporaba. Brez konteksta številka ne pove, ali se naprava uporablja malo ali veliko.

Pomembna je tudi starost stroja, njegova zgodovina, stanje komponent, kako je bil prej upravljan in kateri deli so bili pregledani ali zamenjani med obnovo.

Zato ni smiselno iskati univerzalnega pravila, kot je »kupite obnovljen tiskalnik le do določenega števila strani«. Veliko bolj koristno je vedeti, v kateri oblikovalski razred spada naprava in v kakšnem stanju vstopa v naslednji življenjski cikel.

Z dobro dokumentirano prenovo ne kupujete le obstoječe strojne opreme. Kupujete tudi večjo stopnjo gotovosti glede njenega stanja.

Ilustrativna slika, ustvarjena z umetno inteligenco.

Mehanska vzdržljivost ni vse

Pri starejši večnamenski napravi si boste morda najprej zastavili preprosto vprašanje: ali deluje? Danes to ni več dovolj.

Sodoben tiskalnik ni le mehanizem, ki nanaša toner na papir. Je naprava, povezana s poslovnim omrežjem.

Ima vdelano programsko opremo, skrbniški vmesnik, omrežne protokole, uporabniške račune, preverjanje pristnosti in pogosto notranji pomnilnik. Komunicira z računalniki, imeniškimi storitvami, e-pošto, storitvami v oblaku in dokumentnimi sistemi.

Mehansko gledano ima morda pred seboj še leta delovanja, medtem ko z vidika IT že začenja postajati problem.

Na primer, proizvajalec morda ne zagotavlja enake ravni posodobitev za starejši model kot za trenutne naprave. Združljivost z novimi operacijskimi sistemi, metodami preverjanja pristnosti, standardi tiskanja ali centralnim upravljanjem lahko postane vse težja.

Spreminjajo se tudi same računalniške platforme in način njihovega delovanja s tiskalniki in gonilniki. Starejši model morda ne bo nehal tiskati čez noč, vendar za napravo, ki jo želite uporabljati naslednjih nekaj let, ni dovolj, da danes le preverite njeno delovanje.

Pri prenovi morate zato vedeti tudi, ali bo naprava v načrtovanem obdobju razumno uporabna v vašem IT-okolju.

V nekaterih primerih je lahko dolgoročnejša perspektiva programske in varnostne podpore razlog za izbiro novega stroja namesto mehansko brezhibnega obnovljenega.

Prenovljen tiskalnik prihrani materiale, kaj pa energija?

Okoljske koristi predelave so najbolj očitne pri sami strojni opremi. Za izdelavo nove večnamenske naprave je treba pridobiti surovine, izdelati plastiko, kovine in elektronske komponente, napravo pa sestaviti in prepeljati. Pri profesionalni predelavi del že ustvarjene vrednosti ostane v obtoku, namesto da se celoten delujoči stroj nadomesti z novim.

Vendar se obseg ponovne uporabe komponent lahko med napravami in postopki predelave precej razlikuje, zato je treba informacije, ki jih zagotovi proizvajalec ali predelovalec, vedno uporabljati za določen program in model, ne pa za predelane tiskalnike na splošno.

Podatke o ogljičnem odtisu je treba brati na podoben način. Manjši vpliv na okolje med obnovo in distribucijo naprave ne pomeni samodejno manjšega odtisa skozi celoten življenjski cikel. Po uporabi v podjetju postane odločilna tudi poraba.

Novejša naprava lahko porabi manj električne energije, hitreje preide v način varčevanja z energijo ali deluje učinkoviteje pri določeni obremenitvi. Vendar starejša naprava ni samodejno energetsko neugodna. To je odvisno od modela, nastavitev, načina uporabe in intenzivnosti tiskanja.

Pri majhnih količinah tiskanja je lahko podaljšanje življenjske dobe že izdelane strojne opreme pomembnejše. Pri velikih količinah pa je lahko razlika v energetski učinkovitosti še pomembnejša.

Brez specifičnih podatkov o modelu ni smiselno razglašati obnovljenega ali novega stroja za univerzalno bolj zeleno možnost. Prednost obnove je predvsem v tem, da podaljša življenjsko dobo že izdelane strojne opreme.

Kaj preveriti pred nakupom

Preden se odločite za prenovljen tiskalnik, morate vedeti vsaj:

• natančen model in približna starost naprave
• Stanje števca v kontekstu razreda načrtovanja stroja
• obseg opravljenega pregleda in obnove
• informacije o zamenjanih ali preverjenih obrabnih delih
• garancijski ali servisni pogoji
• razpoložljivost potrošnega materiala in rezervnih delov
• posodobljenost vdelane programske opreme in možnost nadaljnje podpore programske opreme
• Kako izbrisati prejšnje uporabniške podatke, če ima naprava notranji pomnilnik
• združljivost z vašimi operacijskimi sistemi, metodami preverjanja pristnosti in upravljanja
• ocenjeni obratovalni stroški za vaš dejanski obseg tiskanja

Če prodajalec ne more odgovoriti na osnovna vprašanja o stanju, izvoru in servisiranju naprave, nizka cena sama po sebi ni zadosten argument za njen nakup.

Novo, kjer lahko izkoristite njegove prednosti

Pri odločanju ne začnite s katalogom tiskalnikov. Najprej razdelite svoje delovne postaje glede na to, kaj od njih resnično potrebujete.

Kje je visoka razpoložljivost pomembna? Kje boste uporabljali trenutne varnostne funkcije, sodobne delovne procese ali visokokakovosten barvni izpis? Kje pričakujete dolgo obdobje neprekinjenega delovanja? In kje dejansko potrebujete zanesljivo tiskanje, kopiranje in skeniranje običajnih dokumentov?

Šele takrat je smiselno obravnavati določeno strojno opremo.

Profesionalno obnovljena večnamenska naprava je lahko stroškovno učinkovit način za razširitev vaše flote tiskalnikov, ne da bi pri tem vezali enak kapital na vsaki lokaciji. Vendar pa potrebujete razumno preostalo življenjsko dobo, cenovno dostopno storitev, razumne obratovalne stroške ter možnost podpore za programsko opremo in varnost.

Nov stroj je bolj smiseln tam, kjer boste resnično izkoristili njegove novejše zmogljivosti ali kjer je večja predvidljivost delovanja vredna višje vstopne cene za vas.

Največji prihranek morda ne bo posledica iskanja cenejšega tiskalnika. Morda bo posledica preprostega prenehanja nakupa naprave istega razreda za mesta, kjer je ne potrebujete.

Opomba urednika: Uvodna ilustracija je bila ustvarjena z umetno inteligenco.