Pretvarjanje in prevajanje papirnatega dokumenta v digitalno obliko

Če ste se znašli v situaciji, ko ste morali urediti ali prevesti papirnati dokument, ste verjetno iskali hitro in učinkovito rešitev. Urejanje in prevajanje digitalnega dokumenta v obliki zapisa Word ali PDF je za večino ljudi enostavna naloga, če dokument ni zaščiten pred urejanjem. Po drugi strani pa je urejanje papirnega dokumenta lahko bolj zahtevno, še posebej, če ne želite posegati v besedilo s peresom.

vir: canva

Kako prevesti osebni dokument

Če morate prevesti osebni dokument v drug jezik, lahko to storite na več načinov. Najlažji način je, da prevedete celoten dokument in ustvarite novega v Wordu v želenem jeziku. Če pa gre za večstranski dokument, bi si zagotovo želeli olajšati delo.

Postopek za prevajanje brez prepisovanja

Optično branje dokumenta

Najprej optično preberite vse strani dokumenta in jih shranite v računalnik. Običajno so optično prebrani dokumenti shranjeni v formatu JPG, vendar jih lahko shranite v tej obliki za lažjo obdelavo.

Pretvorba v digitalno obliko

Nato morate datoteke pretvoriti v obliko Word ali PDF. V ta namen lahko uporabite spletno orodje OCR (optično prepoznavanje znakov). To orodje vam omogoča pretvorbo datoteke JPG v obliko Word. Na spletni strani izberite jezik in izhodno obliko zapisa programa Microsoft Word (docx). Ko je pretvorba končana, prenesite dokument v računalnik.

Omejitve velikosti

Z brezplačno različico spletnega prenosa, ki smo jo uporabili, smo naleteli na več omejitev.  Največja velikost datoteke je bila omejena na 15 MB. To velja za eno ali več datotek, katerih skupna velikost ne sme presegati 15 MB. Z registrirano različico so možnosti urejanja obsežnejše, z največjo velikostjo datoteke do 200 MB.

Pregled in urejanje besedila

Po pretvorbi odpremo dokument v Wordu in ga pregledamo. Morda bo treba popraviti napake ali dopolniti manjkajoče znake zaradi slabšega skeniranja. Če je vse v redu, gremo na zavihek »Revizija«, izberemo »Jezik« in nato »Prevedi dokument«. Na desni strani se bo odprl Microsoft Translator, kjer izberemo jezik prevoda in potrdimo.

Tiskanje prevedenega dokumenta

Dokument, preveden na ta način, lahko natisnete in dobili boste prevedeno različico izvirnega dokumenta.

Odpravljanje težav z žigi in podpisi

Lahko pride do težav s prevajanjem, kot so žigi in lastnoročni podpisi, ki motijo besedilo. Če ne želite, da ti elementi ostanejo v dokumentu, jih lahko izbrišete ali premaknete na drugo mesto. Če potrebujete, da ostanejo, kliknite na sliko in jo povlecite na želeno mesto. Njegovo lokacijo in ovoj besedila lahko spremenite tudi z desno miškino tipko.

vir: canva

Alternativne metode prevajanja

Čeprav ta metoda ni najhitrejša, je učinkovita metoda za prevajanje papirnega dokumenta.

Za krajša besedila lahko izberete ročni prepis ali uporabite umetno inteligenco za prevajanje.

Umetna inteligenca (AI) je lahko zelo uporabna pri prevajanju in obdelavi papirnatih dokumentov na različne načine:

Avtomatizirano prevajanje

Orodja umetne inteligence, kot so prevajalci (npr. Google Translate, DeepL), lahko hitro in natančno prevedejo besedilo iz enega jezika v drugega. Uporabite jih lahko za prevajanje besedila, ki ste ga dobili iz OCR.

Izboljšanje kakovosti prevoda

Nekatera orodja umetne inteligence ponujajo napredne funkcije, kot je kontekstualni prevod, ki upošteva pomen besed v kontekstu stavka, kar povečuje natančnost prevoda.

Urejanje in lektoriranje besedila

AI lahko pomaga pri preverjanju slovnice in stilistike prevedenega besedila. Orodja, kot sta Grammarly ali Microsoft Editor, lahko prepoznajo in popravijo napake ter izboljšajo kakovost besedila.

Optično branje in prepoznavanje besedila

Nekatere aplikacije uporabljajo umetno inteligenco za izboljšanje natančnosti OCR, kar pomeni, da lahko bolje prepoznajo besedilo iz optično prebranih dokumentov, tudi če so v zapletenih oblikah ali vsebujejo ročno napisane zapiske.

Organizacija in upravljanje dokumentov

Umetna inteligenca lahko pomaga pri organiziranju in upravljanju dokumentov, kar olajša iskanje in dostop do njih. Prav tako lahko avtomatizira procese, kot so razvrščanje in arhiviranje dokumentov.

Interaktivni pomočniki

Pomočniki umetne inteligence, kot so chatboti ali virtualni pomočniki, lahko zagotovijo takojšnje odgovore na vprašanja o prevajanju in obdelavi dokumentov, kar poenostavi celoten postopek.

Z uporabo teh funkcij umetne inteligence lahko bistveno poenostavite in pospešite postopek prevajanja in obdelave papirnatih dokumentov.

Obstajajo tudi aplikacije za pametne telefone, kot sta Microsoft Office Lens ali Google Keep, ki vam omogočajo skeniranje dokumentov in njihovo pretvorbo v besedilo neposredno v napravi.

Optično branje in OCR (optično prepoznavanje znakov)

Optično preberite dokument s optičnim bralnikom in ga shranite kot sliko ali PDF. Uporabite programsko opremo OCR, ki lahko pretvori sliko ali PDF v besedilo. Številni optični bralniki imajo vgrajeno to funkcijo ali pa lahko uporabite spletna orodja in aplikacije, kot so Adobe Acrobat, ABBYY FineReader ali Google Drive. Ko pretvorite besedilo, ga kopirajte in prilepite v Wordov dokument

Sklep

Pretvorba in prevajanje papirnatih dokumentov v digitalno obliko je lahko učinkovit in hiter postopek, če uporabljate prava orodja in postopke. Optično branje in optično prepoznavanje znakov (OCR) omogočata, da dobite besedilo, ki ga je mogoče urejati in ki ga lahko preprosto prevedete in uredite v Wordu. Čeprav lahko pride do manjših težav, kot so žigi in podpisi, lahko z malo potrpljenja in pravimi tehnikami dosežete kakovosten rezultat. Na ta način si boste olajšali delo in prihranili čas pri prevajanju dokumentov.