Tiskanje v coworking prostorih: zakaj povzroča težave in kako ga poenostaviti

Rešitve tiskanja v coworking prostorih

Coworking prostori so v zadnjih letih postali navadni del poklicnega življenja. Uporabljajo jih freelancerji, startubi, oddaljene ekipe in podjetja s hibridnim načinom dela. Razlog je preprost. Namesto gradnje lastnih pisarn dobijo delovni prostor, internetno povezavo, sejne sobe in druge storitve brez visokih začetnih naložb.

Deljeno delovno okolje pa prinaša tudi lastne izzive. Eden od njih je področje, s katerim se večina ljudi začne ukvarjati šele, ko ga resnično potrebuje – tiskanje.

Na prvi pogled gre za popolno samoumevnost. Odprete dokument, kliknete tiskanje in čakate na rezultat. V praksi pa se iz preproste naloge lahko razvije vrsta manjših težav – naprava ni dostopna v omrežju, manjkajo potrebne nastavitve ali dokument se natisne v napačnem formatu.

Če ste kdaj delali v coworkingu, ste verjetno doživeli podobno situacijo.

Zakaj je tiskanje v coworkingu bolj zapleteno

V navadnem podjetju imajo zaposleni pogosto enake naprave in enake nastavitve. Vse upravlja notranja IT-ekipa.

Coworking deluje drugače.

Poleg vas sedi lahko nekdo z Windows prenosnikom, nekaj miz stran nekdo dela na MacBooku, drug pa izključno s pametnega telefona ali tablice. Vsaka naprava komunicira s tiskalniki nekoliko drugače, kar ustvarja prostor za zaplete.

Najpogostejše situacije so:

Tiskalnik ni dostopen

Včasih naprava preprosto ni vidna v omrežju ali se uporabnik ne more pravilno povezati. V deljenih prostorih težave povzročajo tudi ločena omrežja za obiskovalce in interna omrežja.

Težave z gonilniki

Nihče ne želi nameščati dodatne programske opreme ali spreminjati nastavitev naprave samo zato, da bi natisnil eno pogodbo.

Pomanjkanje potrošnega materiala

Deljeni tiskalniki so v uporabi precej bolj intenzivno kot naprave v manjših pisarnah. In ravno takrat, ko morate natisniti nekaj pomembnega, se toner ali papir pogosto konča.

Napačne nastavitve tiskanja

Skoraj vsakdo se je že srečal s situacijo, ko se je dokument natisnil enostransko namesto dvostransko ali v napačni usmeritvi. Rezultat so nepotrebno natisnjene strani in ponovna tiskanje.

Čakalne vrste pri napravah

V večjih coworking centrih se pojavi tudi povsem navaden problem – več ljudi hkrati potrebuje tiskanje. Če je na voljo samo ena naprava, nastanejo zamude, ki pri časovno občutljivih dokumentih niso zanemarljive.

vir: canva

Ne gre le za tiskalnik

Mnogi upravljavci se osredotočajo predvsem na napravo – ceno, hitrost ali proizvajalca.

V praksi se pogosto izkaže, da večji problem ni strojna oprema, temveč način upravljanja tiskanja.

Pri manjšem številu uporabnikov situacija morda ni zapletena. Ko pa prostor uporablja na desetine podjetij in posameznikov, se pojavijo praktična vprašanja:

• Kdo je natisnil koliko strani?
• Kako slediti stroškom?
• Kako vzpostaviti pošteno obračunavanje?

Ne gre le za papir ali toner. Znaten del stroškov lahko predstavljajo tehnična podpora, reševanje težav, servisiranje naprav ali administracija. Pri večjem številu uporabnikov so ti posredni stroški lahko višji od cene tiskalnika.

Kdo pravzaprav plača natisnjene strani?

Način obračunavanja se med coworking prostori lahko precej razlikuje.

Manjši prostori pogosto vključijo določeno število strani v mesečno članarino. Večji centri lahko tiskanje zaračunajo ločeno glede na število strani ali vrsto dokumentov.

Barvno tiskanje je lahko večkrat dražje od enobarvnega. Če tiskate redno, se splača preveriti pogoje, preden začnete storitev uporabljati.

Pri večjih upravljavcih se zato vse pogosteje uvajajo sistemi, ki samodejno sledijo porabi storitev in poenostavljajo fakturiranje.

Tiskanje z lastne naprave postaja standard

Večina ljudi danes samodejno predpostavlja, da bo prinesla lasten prenosnik ali telefon in vse bo delovalo brez težav. Pri tiskanju to vse do nedavna ni bilo povsem samoumevno.

Idealna rešitev je taka, ki jo uporabnik sploh ne opazi. Prispe, poveže se z omrežjem in natisne dokument brez iskanja gonilnikov ali klicanja tehnične podpore. Nekatere platforme za upravljanje tiskanja si prizadevajo čim bolj poenostaviti celoten postopek.

Za uporabnike to pomeni manj zapletov. Za upravljavce manj zahtev za tehnično podporo.

Varnost ni več stranska tema

Morda ste že kdaj poslali dokument na tiskanje in pohiteli k napravi, da ga ne bi videl kdo drug. V deljenih delovnih prostorih to ni zanemarljiv problem.

Varno tiskanje deluje preprosto – dokument se ne natisne takoj po pošiljanju, temveč šele, ko se uporabnik identificira s PIN-kodo ali kartico. Pri pogodbah, osebnih podatkih ali internih dokumentih je to lahko pomembna plast zaščite.

Manj odpadkov, nižji stroški

Coworking prostori pogosto navajajo trajnostnost kot eno svojih prednosti.

Tudi pri tiskanju je prostor za optimizacijo. Sodobni sistemi lahko samodejno vklopijo dvostransko tiskanje, sledijo porabi ali omejijo nepotrebne izpise.

Rezultat ni le manjša poraba papirja in tonerjev. Pri večjih upravljavcih so razlike opazne tudi pri dejanskih stroških.

Zaključek

Tiskanje verjetno ne bo razlog, zakaj bo nekdo izbral določen coworking prostor. Lahko pa bo razlog, zakaj se odloči, da se ne vrne.

V manjših coworkingih brez težav deluje preprost omrežni tiskalnik. Ko pa prostor uporablja na desetine ljudi in podjetij, ni več pomembna le kakovost naprave. Enako pomembno je, kako je celoten sistem zasnovan in upravljan. Ko tiskanje deluje pravilno, ga večina sploh ne opazi. Ko ne deluje, ga opazijo takoj.