Tiskanje v podjetju: skriti stroški pisarniških dokumentov

So se stroški tiskanja v vašem podjetju povečali, čeprav poraba papirja in tonerjev bistveno ne raste? Tipičen scenarij je vedno enak. Skoraj vedno se začne z vprašanjem cene tonerjev ali iskanjem novega dobavitelja. Na prvi pogled je to smiselno. A s tem se rešuje le tisto, kar je vidno. Tiskanje danes ni tehnološki problem. Je vedenjski problem. Brez podatkov in osnovnih pravil se ne bo spremenil.

Tiskanje ni več edini način dela z dokumenti, a stroški ostajajo

Še nedavno je bilo tiskanje samoumeven del dela. Dokument se je ustvaril in natisnil. Danes se je velik del poslov preselil v digitalno okolje, stroški tiskanja pa ne upadajo v enakem tempu.

Razlog je preprost: tehnologija se je spremenila, navade pa ne.

V podjetjih tiskajo manj, a pogosto brez nadzora. Naprave so ostale, procesi pa so se prilagodili le delno. Rezultat je paradoks: obseg tiskanja pada, stroški pa stagnirajo ali rastejo. Podjetja se osredotočajo na vidno, a jim uhaja, kako tiskanje v resnici deluje.

Podjetja optimizirajo napačen del problema

Papir in toner sta prva, kar podjetje opazi. To sta postavki, ki ju je enostavno sešteti in primerjati. Prav zato pogosto odvračata pozornost od bistva.

V večini pisarn namreč ne predstavljata največjega dela stroškov. Ti nastajajo drugje, pri servisu naprav, njihovem upravljanju v omrežju, reševanju izpadov in zlasti pri času zaposlenih, ki vsak dan delajo s tiskanjem.

Čas je najpogosteje spregledana postavka. Že nekaj minut na dan čakanje pri napravi, ponovljeno tiskanje ali reševanje manjših težav se pri desetinah zaposlenih prevede v resnične stroške. Pri 30 osebah je to okvirno 50 ur mesečno. En delovni teden brez neposredne koristi. Podjetja rešujejo ceno tonerja, ne pa procesa, ki stroške ustvarja.

vir: canva

Najdražje tiskanje je tisto, ki ga ne vidite

Tiskanje samo po sebi ni drago. Drago je, kako se uporablja.

Pogosta situacija v praksi: dokument se natisne za sestanek, nato popravi, znova natisne in po koncu pristane v košu. Posamezen izpis stane cent, zato tega nihče ne obravnava. Skupaj pa gre za desetine do stotine strani na dan.

Enak vzorec se ponavlja tudi drugod. V podjetjih je pogosto več naprav, kot je potrebno, tiska se «za vsak slučaj» in manjkajo osnovna pravila, ki bi to obvladovala. Pogosto nihče natančno ne ve, kdo tiska koliko in zakaj.

Te izgube niso enkratne. So sistematične in prav zato jih je težko zaznati.

Najdražje tiskanje ni tisto na računih. Tisto je, za katero podjetje sploh ne ve, ker ga ne meri.

Kaj v resnici deluje (in kje se zalomi)

Ko se podjetja odločijo ukrepati, pogosto začnejo s tehnologijo. Zamenjajo naprave ali poiščejo cenejšega dobavitelja. To je logičen korak, a navadno reši le del problema.

Zmanjšanje števila naprav lahko poenostavi upravljanje in zniža servisne stroške, a hitro naleti na vedenje zaposlenih. Zaposleni ne hodijo rad po celem nadstropju, nastajajo čakalne vrste, občutljivi dokumenti pa zahtevajo lokalno tiskanje. Brez spremembe navad se problem le premakne.

Podobno velja za sisteme upravljanja tiskanja. Njihova največja vrednost ni tehnična, temveč vedenjska. Ko podjetje vidi, kdo tiska, koliko in po kakšni ceni, se vedenje naravno začne spreminjati. Zaposleni tiskajo manj, ko vedo, da se to spremlja.

Digitalizacija ima še večji potencial, saj lahko potrebo po tiskanju v celoti odpravi. Ni pa vsega smiselno digitalizirati. Pravni dokumenti, podpisi ali interni procesi pogosto ostanejo v hibridni obliki. Prizadevanje za popolnoma brezpapirno pisarno se zato navadno zalomi ob realnosti vsakodnevnega dela.

Okoljski vidik: stranski učinek optimizacije

Tiskanje ima tudi okoljsko razsežnost, a večina podjetij se s tem ne ukvarja primarno iz ekoloških razlogov. Gre bolj za stranski učinek.

Vpliv nastaja v celotnem ciklu, od proizvodnje papirja in tonerjev, prek logistike do porabe energije in odpadkov. Dobra novica je, da ekonomski in ekološki vidik tukaj gresta v isto smer. Manj nepotrebnega tiskanja pomeni nižje stroške in manjšo obremenitev okolja.

Okoljska korist je resnična, a redko je glavni razlog, zakaj podjetja optimizirajo tiskanje.

Kdaj se splača ukrepati

Ne vsako podjetje potrebuje celovito optimizacijo tiskanja. Pri majhnih ekipah gre pogosto za marginalen problem brez velikega vpliva.

Položaj se spremeni z rastjo podjetja. Pri desetinah zaposlenih brez osnovnih pravil nastajajo nepotrebni stroški. V večjih organizacijah brez merjenja in upravljanja tiskanja podjetje skoraj zagotovo izgublja denar, le da tega ne vidi neposredno.

Najpogostejša napaka je vedno ista: podjetje investira v tehnologijo, preden razume lastno vedenje.

Kje začeti, da bo imelo smisel

Ne začnite z nakupom, temveč s podatki. Osnova je vedeti, kako tiskanje v podjetju dejansko poteka.

Dovolj je odgovoriti na nekaj vprašanj:

• koliko strani se natisne mesečno
• kdo tiska največ
• kakšen je strošek na stran

Že sama vidljivost teh podatkov pogosto sproži spremembo vedenja. Na tej osnovi je mogoče uvesti enostavne ukrepe, privzeto obojestransko tiskanje, omejitev barvnega tiska ali zmanjšanje števila naprav. Ne gre za velike investicije, temveč za disciplino. Ta pa ima v praksi največji učinek.

Zaključek: tiskanje ni stroškovni problem

Tiskanje ne bo izginilo iz pisarn. Njegova vloga pa se spreminja. Iz samodejne dejavnosti postaja zavestno vodeni proces. Podjetja, ki se ne ukvarjajo s tiskanjem, ne plačujejo za papir. Plačujejo za neučinkovitost. Tiskanje ni stroškovni problem. Je vedenjski problem. Brez merjenja in pravil se ne bo spremenil.