Tiskarski material in orodja za hibridno pisarniško okolje
Tiskanje v hibridni pisarni je ena izmed prioritetnih stvari, ki je ne gre podcenjevati. To ni posledica tehničnih ovir. Uravnotežiti morate razpoložljivost uporabnika z varnostjo in nadzorom. In to ni tako preprosto, kot se zdi na prvi pogled. Zdaj se ne bomo osredotočali na ovire pri preoblikovanju klasičnega delovnega okolja v hibridno, niti na splošne strategije, temveč neposredno na potrebe tiskanja in najbolj optimalna orodja za hibridno pisarno.
Želite brezhibno hibridno pisarniško delovno okolje
Programska oprema za upravljanje tiskanja v oblaku
Ali veste, kaj potrebujete za nemoteno tiskanje v hibridnih okoljih? Vsekakor storitve tiskanja v oblaku. Potrebujete programsko opremo za upravljanje tiskanja v oblaku, ki uporabnikom omogoča udoben dostop, sistemskim skrbnikom pa zagotavlja največjo preglednost in obsežen nadzor nad celotnim omrežjem. Najbolje je imeti eno centralno nadzorno ploščo, ki obravnava vse od uvajanja gonilnikov do varnosti končne točke in odpravljanja težav. Pomagal vam bo razširiti okolje tiskanja v oblaku.
vir: pixabay
Rešitve za varno tiskanje
V večini tiskalniških okolij se tiskanje začne samodejno, ko je opravilo poslano tiskalniku. To ni dobro za hibridno delo, saj ni nobenega zagotovila, da bo uporabnik stal na končni napravi ali celo v zgradbi. Namesto tega potrebujete varno izdajo tiskanja, kar pomeni, da lahko samo pooblaščeni uporabniki "sprostijo" tiskalna opravila v tiskalniku. To lahko storite na več načinov, vendar običajno vidimo kombinacijo 2FA PIN in kartic. Lahko celo nastavite mobilno sporočilo za javnost, če želite bolj prenosljivo alternativo.
Možnosti mobilnega tiskanja
BYOD je tu, da ostane in dnevi tiskanja samo prek namiznega računalnika so resnično mrtvi. Zaposleni morajo imeti možnost tiskanja iz katere koli naprave in lokacije, tudi s tablice ali mobilnega telefona. Tukaj nastopi mobilno tiskanje. Nekaj takega, kot je PaperCut's Mobility Print, zagotavlja omrežne storitve tiskanja v mešanih okoljih, kar omogoča upravljanim in neupravljanim napravam varno tiskanje na kateri koli tiskalnik v omrežju.
Najbolj optimalno je imeti to tehnologijo v kombinaciji s kakšno strategijo upravljanja mobilnih naprav. To vam omogoča sledenje in upravljanje dejavnosti tiskanja, hkrati pa ohranja zaščito naprav in podatkov.
vir: pixabay
Vodenje novinarskega parka
Če nameravate voditi hibridno pisarno, potrebuje vaša IT ekipa nekakšno rešitev za upravljanje tiskalnika. To jim pomaga spremljati več tiskalnikov na različnih lokacijah, vse iz enega vmesnika. Vključevati mora tudi uporabna orodja, kot so stanje tiskalnika, napovedna analitika, podatki o vzorcih uporabe, ravni zalog, urniki vzdrževanja in samodejna opozorila za kršitve varnosti in zastoje papirja. Za več informacij si oglejte ta vodnik za upravljanje flote tiskalnikov v okolju z več lokacijami.
Lastnosti okoljske trajnosti
Večina organizacij ima zdaj cilje ESG in glede na to, da lahko tisk predstavlja pomemben del vaših e-odpadkov, je to zelo učinkovit način za povečanje trajnosti vaše hibridne pisarne. Če želite začeti, obvezno nastavite obojestransko in črno-belo tiskanje kot privzeto. Če uporabljate kvote, uporabnikom zaračunajte več za tiskanje, ki zahteva več virov. Izberete lahko tudi modele tiskalnikov z dobrimi energijskimi ocenami, uporabite vpogled v uporabo za konsolidacijo tiskalnikov in uporabite uravnoteženje obremenitve, da zagotovite, da vaš vozni park deluje z največjo učinkovitostjo.
Avtomatizirana rešitev za upravljanje potrošnega materiala
Avtomatizirano upravljanje zalog v bistvu pomeni racionalizacijo celotnega procesa tonerjev, papirja in potrošnega materiala. S pomočjo aplikacije lahko spremljate potrošni material tiskalnika po uporabniku, oddelku ali napravi. Spremljajte stanje ravni črnila in tonerja v realnem času in samodejno napolnite, da preprečite prevelike zaloge. Vse to lahko storite, ne da bi zapustili svojo mizo. Prednost je krajši čas nedelovanja sistema: ni možnosti, da bi vas ujeli nepripravljeni, ko bi napravi zmanjkalo črnila.
Orodja za sledenje stroškov in upravljanje
V hibridni pisarni, kjer vam ni treba biti na vidiku strojne opreme, je pomembno, da spremljate stroške tiskanja, da preprečite, da bi ušli izpod nadzora. Najlažji način za to je, da implementirate kvote za tiskanje in zaženete nekaj osnovnih poročil o uporabi. Na ta način lahko hitro vidite, kdo kaj tiska, in identificirate uporabnike ali oddelke, ki zahtevajo največ virov. Kot vedno priporočamo tudi uporabo orodij za digitalno upravljanje dokumentov, kadar koli je to mogoče, da zmanjšate celotno tiskanje. Tiskanje bi moralo biti zadnja in ne prva možnost. Ni nujno, da je vse fizični dokument.
Uporabniku prijazni vmesniki za tiskanje
Če želite, da so vaši uporabniki zadovoljni in da vaša ekipa IT ni v napoto, potrebujete rešitev za hibridno tiskanje, ki je predvsem enostavna za uporabo. Cilj je uporabnikom dati vse, kar potrebujejo za tiskanje, in nič več. Naj bo postopek brez trenja. Nov uporabnik bi moral imeti možnost namestiti aplikacijo, poiskati tiskalnik, naložiti dokument, izbrati možnosti tiskanja in nato varno tiskati, vse brez pomoči oddelka za IT.
Integracija z orodji za sodelovanje
Če imate hibridno pisarno, obstaja velika verjetnost, da že uporabljate različna orodja za sodelovanje, vodje projektov, platforme za klepet in rešitve za upravljanje dokumentov. Dobra novica je, da se večina storitev upravljanja tiskanja sinhronizira s preverjenimi aplikacijami in storitvami, kot sta Teams ali Slack. To pomeni, da lahko delite in tiskate dokumente v obstoječem okolju za sodelovanje. Prav tako lahko skenirate opravila neposredno v svoje priljubljene kanale.
Verjemite, da se boste prej ali slej srečali s tiskanjem v hibridnem delu. Biti pripravljen je najboljša stvar, ki jo lahko naredite zdaj. Pomemben korak je ozaveščanje in usposabljanje zaposlenih. Svojim zaposlenim, ki jih želite zdaj ali v bližnji prihodnosti vključiti v hibridni pisarniški sistem, boste jasno pojasnili, katera orodja za tiskanje in pod kakšnimi pogoji uporablja vaše podjetje. Jasno jim predstavite, kaj od njih pričakujete in predvsem, kateri varnostni protokoli so potrebni.