Kako zmanjšati količino papirnih odpadkov na delovnem mestu

Denar ne raste na drevesih, ampak papir, narejen iz dreves, stane denar. Medtem ko je recikliranje papirja korak v pravo smer, je za poslovanje veliko bolje, če se papir najprej ne uporablja za tiskanje ali se uporablja zmerno. Pravzaprav podjetja porabijo veliko denarja za tiskane obrazce, ki večinoma zastarajo v treh mesecih. Namesto da s papirnimi odpadki preprosto upravljate z recikliranjem, je čas, da prihranite drevesa in denar z zmanjšanjem papirnih odpadkov z brezpapirno pisarniško programsko opremo. Namenoma smo se odločili za »zmanjšanje«, saj sta papir in tisk v nekaterih primerih nepogrešljiv par.

vir: pixabay

Strategije za zmanjšanje papirnih odpadkov v družbi

Zmanjševanje papirnih odpadkov je prizadevanje, ki vključuje vse v organizaciji. Tukaj je nekaj strategij, ki jih lahko vsi v organizaciji uporabijo za preprečevanje papirnih odpadkov na delovnem mestu.

Uporabite programsko opremo za nadzor tiskalnika

Več različnih vrst brezpapirne pisarniške programske opreme spremlja, kdo tiska, koliko in kdaj. Te metrike lahko podjetju pomagajo pri strateških odločitvah o tem, kje je potrebno tiskanje in kje lahko organizacija zmanjša stroške. 

Ustvarite kulturo elektronske komunikacije v podjetju

Tiskani obrazci postajajo vse manj praktični, zlasti za delo na daljavo in globalne ekipe. Investirajte v funkcije, kot so e-podpisi, platforme za klepet, pregledi digitalne vsebine in shranjevanje v oblaku za vsebino, kot sta OneDrive ali Sharepoint.

Digitalizacija obstoječih vsebin

Digitalizacija elementov fizične vsebine je odličen način, da se izognete izdelavi več kopij in tiskanju več papirja. Skenirate lahko slike, fakse, fotografije in obrazce.

Bonus: lažje jih je najti in dati v skupno rabo, če so elektronski. 

Delajte zapiske elektronsko

Elektronsko ustvarjanje zapiskov in uporaba rešitev, kot sta OneNote ali Evernote, sta odličen način za zmanjšanje odpadnega papirja in hkrati izboljšanje pridobivanja zapiskov za prihodnje projekte.

Investirajte v sistem za upravljanje dokumentov

Programska oprema za upravljanje dokumentov deluje tako za elektronske dokumente kot tudi za skeniranje obstoječih dokumentov. S tem se izognemo potrebi po dodatnih kopijah in olajšamo sodelovanje pri dokumentih.

Kakšne koristi imajo podjetja od zmanjševanja papirnih odpadkov 

Podjetja, ki vlagajo v brezpapirno pisarniško programsko opremo, izkoristijo več koristi za celotno podjetje. Zmanjšanje papirnih odpadkov je okoljski uspeh in 92 % potrošnikov zaupa okolju odgovornim blagovnim znamkam.

Na primer, uporaba manj papirja vodi do takojšnjega prihranka stroškov. Stroški papirja, tiskalnikov, črnila, poštnine in skladiščenja se lahko povečajo. Tiskarske navade povprečnega zaposlenega stanejo podjetje določeno vsoto denarja na leto na zaposlenega. Zmanjšanje porabe papirja prihrani tudi prostor. S prehodom na digitalno shranjevanje lahko podjetja sprostijo fizični prostor za shranjevanje in zmanjšajo potrebo po omarah za datoteke ali shranjevanju zunaj lokacije.

Povečana varnost je še ena velika prednost odmika od prevelikih količin tiskanega papirja. Digitalne dokumente je mogoče šifrirati in zaščititi z geslom. Dostop do dokumentov je lahko omejen samo na pooblaščeno osebje. To zagotavlja raven varnosti, ki jo je težko doseči s fizičnimi papirji.

Digitalna dokumentacija je varnejša pred vdori, vendar je varnejša tudi pred fizično nevarnostjo. Z ustreznim varnostnim kopiranjem je tveganje izgube dokumentov zaradi požarov, poplav ali drugih nesreč minimalno.

Druge ugodnosti 

Lažje sodelovanje in dostop

Digitalne dokumente je lažje deliti in sodelovati, zlasti z orodji, ki omogočajo urejanje in komentiranje v realnem času. To podpira organizacijo dela na daljavo in zagotavlja, da so kritične informacije vedno pri roki. 

Boljša storitev za stranke

Preprost dostop do digitalnih zapisov lahko privede do hitrejših odzivnih časov na vprašanja ali težave strank.

Lažja skladnost in revizija

Rešitve brezpapirne pisarniške programske opreme pogosto vključujejo funkcije, ki omogočajo preprosto sledenje spremembam dokumentov, zgodovini dostopov in različicam.

Razširljivost

Digitalne rešitve se lahko lažje prilagodijo vašemu podjetju in sprejmejo večje količine podatkov brez sorazmernega povečanja fizičnega prostora ali ročnega napora.

Katere so glavne funkcije, ki jih je treba iskati pri brezpapirni pisarniški programski opremi?

Ko razmišljate o brezpapirni pisarniški programski opremi, poiščite izdelek s funkcijami avtomatizacije. Te funkcije pogosto vključujejo zmožnosti poimenovanja, razvrščanja in pakiranja. Potrebovali boste tudi programsko opremo z zmožnostmi optičnega prepoznavanja znakov (OCR), ki omogoča vnašanje podatkov in urejanje dokumentov.

Kateri so nekateri pravni vidiki in vidiki skladnosti brezpapirne programske opreme?

V pravnih zadevah je varnost vedno na prvem mestu. Prepričajte se, da ima brezpapirna pisarniška programska oprema funkcije za preverjanje pristnosti za boljšo zaščito podatkov. Brezpapirna programska oprema lahko zagotovi tudi poenostavljeno poročanje za revizije skladnosti in vam pomaga slediti morebitnim incidentom, ki jih boste morda morali prijaviti.

Ali ima brezpapirna pisarniška programska oprema mobilno aplikacijo?

Veliko brezpapirnih pisarniških programskih izdelkov vključuje aplikacije. Aplikacije vam pomagajo dostopati do informacij na poti, hitro podpisovati dokumente in komunicirati hitreje kot izročanje natisnjenih paketov vaši ekipi.

Seveda obstajajo situacije, ko je papirna različica dokumenta pomembna. Za znižanje stroškov papirja in zmanjšanje količine papirja za tiskanje je koristno uporabiti funkcijo obojestranskega tiskanja.

vir: PrinterLogic