Kako natisniti e-pošto na mobilni napravi ali pc

E-poštna komunikacija večinoma poteka prek spleta. To je nekakšna poanta tega procesa. Vendar pa boste morali občasno natisniti e-poštno sporočilo, bodisi zaradi vodenja evidence, predstavitve ali varnostnih razlogov. Dobra novica je, da ima dandanes večina e-poštnih aplikacij vgrajeno združljivost za tiskanje in (odvisno od omrežne varnosti vaše organizacije) je precej enostavno natisniti e-pošto iz telefona ali računalnika. Tukaj je opisano, kako to storiti.

Zakaj natisniti e-pošto?

Morda se zdi nekoliko nenavadno, vendar obstaja veliko razlogov za tiskanje e-poštnih sporočil.

Dostopnost brez povezave

Natisnjena e-poštna sporočila so dobra rezerva, če vaše omrežje izpade ali če nimate dostopa do mape »Prejeto«.

Register

Natisnjena e-poštna sporočila so označena z datumom in časom. Kot taki so trajen fizični zapis vaših pogovorov.

Preverjanje

Veliko poslovnih dokumentov, vključno z odobritvami e-pošte, zahteva preverjanje podpisa. In za to boste potrebovali tiskane izvode.

Potovalni zapisi

Ste obtičali v tujini brez WiFi-ja? Imeti e-pošto s potrditvijo hotela in leta v torbi je rešitev. Pogosto je dobro, da kopije svojega potnega lista in drugih pomembnih dokumentov po e-pošti pošljete tudi sebi. Tako lahko do njih dostopate od koder koli. 

Tiskanje e-pošte iz Gmaila (PC in Mac)

Zaradi Gmaila je tiskanje e-pošte iz vašega računalnika preprosto.

1. Prijavite se v svoj račun Gmail.

2. Odprite e-pošto, ki jo želite natisniti.

3. Kliknite ikono tiskalnika v zgornjem desnem kotu.

4. Izberite tiskalnik in nastavitve tiskanja.

5. Kliknite »Natisni«

Vaš tiskalnik bi se moral samodejno prikazati na spustnem seznamu. Če ne, bo preveril, ali ste omogočili tiskanje WiFi in ali imate pravilno konfigurirano omrežje. Gmail tudi samodejno usmeri tiskalna opravila na napravo, ki je določena kot privzeti sistemski tiskalnik. 

Tiskanje e-pošte iz Gmaila (Android in iPhone)

Gmail je tudi precej uporabniku prijazen. Ne glede na to, ali uporabljate Android ali iPhone, je postopek skoraj enak.

1. Odprite aplikacijo Gmail.

2. Tapnite e-pošto, ki jo želite natisniti.

3. Tapnite tri pike v zgornjem desnem kotu. V spustnem meniju kliknite »Natisni«.

4. Izberite tiskalnik in nastavitve tiskanja.

5. Tapnite »Natisni«

Ko odprete e-pošto v Gmailu, imate dve možnosti. Če kliknete določeno sporočilo v niti (in nato tri pike na tem sporočilu), boste natisnili sporočilo, ne niti. Če želite natisniti celotno e-poštno verigo, tapnite tri pike v zgornjem desnem kotu zaslona in nato v spustnem meniju izberite »Natisni vse«. 

Natisnite e-pošto iz aplikacije Mail (iPhone)

Applova aplikacija Mail je preprosta, ko gre za tiskanje.

1. Odprite aplikacijo Mail.

2. Tapnite e-pošto, ki jo želite natisniti.

3. Tapnite majhno puščico na dnu zaslona.

4. Pomaknite se navzdol in v meniju izberite Natisni.

5. Izberite tiskalnik in nastavitve. Pošta omogoča tudi vnos števila e-poštnih strani, vključno s celotno nitjo.

6. Tapnite »Natisni« 

Odpravljanje pogostih napak pri tiskanju elektronske pošte

Po nastavitvi tiskalnika bi morali imeti razmeroma malo težav s tiskanjem e-pošte iz telefona ali računalnika. Vendar pa obstaja nekaj težav, s katerimi se ljudje ponavadi srečujejo. Evo, kako jih rešiti.

Tiskalnik se ne odziva

Če vaš telefon ne najde tiskalnika, se prepričajte, da je naprava vklopljena in povezana z vašim omrežjem WIFI. Po potrebi znova zaženite.

Tiskalni posel je obstal v čakalni vrsti

Odprite čakalno vrsto za tiskanje v računalniku ali telefonu in prekličite vsa čakajoča opravila. Ponovno zaženite tiskalnik in poskusite znova.

Windows: odprite »Storitve« (services.msc) in poiščite »Print Spooler«. Z desno miškino tipko kliknite in izberite »Ponovni zagon«.

Mac: odprite »Sistemske nastavitve«, pojdite na »Tiskalniki in optični bralniki«, z desno miškino tipko kliknite svoj tiskalnik in izberite »Ponastavi sistem tiskanja«. Nato znova dodajte tiskalnik.

Tiskalnik brez povezave

Odprite nastavitve tiskalnika v telefonu ali računalniku in se prepričajte, da tiskalnik ni nastavljen na »brez povezave«. Če je tako, ga spremenite v "online". Še enkrat preverite povezavo WiFi in se po potrebi znova povežite.

E-pošta se ne natisne

Nekateri tiskalniki bodo imeli težave z e-poštnimi prilogami, odvisno od formata. Poskusite tiskati iz druge naprave ali e-poštnega odjemalca ali posredujte sporočilo na drug e-poštni naslov in poskusite tiskati od tam.

Varnostne težave

Če poskušate mobilno tiskati v službi in se tiskalnik ne prikaže ali vas blokira omrežna varnost, se boste morda morali obrniti na svoj IT oddelek. Možno je, da vaša naprava ni pooblaščena za uporabo tega določenega tiskalnika. 

Množično tiskanje elektronske pošte

Množično tiskanje več e-poštnih sporočil je lahko težavno. Večina odjemalcev vam omogoča, da natisnete vsa e-poštna sporočila v določeni niti ali pogovoru, vendar ne več pogovorov hkrati. Ena redkih izjem je odjemalec Outlook v osebnem računalniku. Samo izberite sporočila, ki jih želite natisniti, tako da držite Ctrl in kliknete Datoteka -> Natisni. Obstajajo tudi razširitve brskalnika tretjih oseb, ki ponujajo to funkcijo.

Druga rešitev v Gmailu je, da izberete vsa e-poštna sporočila, ki jih želite natisniti, nato z desno miškino tipko kliknete in izberete Posreduj kot prilogo. Pošljite ta e-poštna sporočila, prenesite priloge in jih nato množično natisnite kot datoteke .eml.

Oblikovanje za tiskanje e-pošte

Večina e-poštnih odjemalcev vam bo ponudila precej osnovne možnosti oblikovanja, ko gre za tiskanje e-poštnih sporočil. Običajno lahko izberete orientacijo strani, barvne nastavitve, velikost papirja in število kopij. To je približno to. Če želite raziskati podrobnejše možnosti oblikovanja, se obrnite na svojega ponudnika upravljanja tiskanja. Morda imajo izdelek, ki ustreza vašim zahtevam, ali pa lahko oblikujejo rešitev po meri. 

E-pošta za tisk

Pomembno je razlikovati med "print email" in "email to print". Tiskanje e-pošte je preprosto vgrajena funkcija tiskanja e-poštnega odjemalca. E-pošta za tiskanje uporabnikom omogoča tiskanje dokumentov tako, da jih pošljejo po e-pošti na poseben naslov. To je odlična funkcija, ki jo najdemo v večini platform za upravljanje tiskanja, in ima več prednosti.

Gonilniki niso potrebni

Z e-pošto za tiskanje potrebujete le možnost pošiljanja e-pošte. Nobene odjemalske programske opreme ali gonilnikov ni treba namestiti. Zaradi tega je odličen za hibridno delovno silo ali organizacije s kompleksnimi težavami združljivosti.

Mobilno in BYOD tiskanje

E-pošta za tiskanje je idealna za mobilno tiskanje in tiskanje BYOD, saj uporabnikom omogoča tiskanje od koder koli in v kateri koli napravi.

Enostavna nastavitev in uporaba

Z možnostjo Email to Print ima vsak tiskalnik edinstven e-poštni naslov (npr. [email protected]). Uporabniki preprosto napišejo e-pošto, priložijo dokument, ki ga želijo natisniti, in PaperCut natisne dokument s primarnega aplikacijskega strežnika. 

Podpira vse formate

E-pošta za tiskanje deluje s skoraj vsako napravo, ki lahko pošlje e-poštno prilogo, pa tudi s katero koli platformo, obliko ali kombinacijo načinov. Lahko se uporablja tudi v povezavi s tiskanjem Find-Me in uravnoteženjem obremenitve tiskalnika, tako da lahko uporabniki pošljejo e-pošto na MFZ po lastni izbiri. 

Vir: PaperCut