Kako učinkovito arhivirati dokumente

Urejanje in arhiviranje dokumentov ni ena najbolj priljubljenih dejavnosti v pisarni, a je vseeno pomembna za vsako podjetje. Če nam je taka dejavnost naložena, običajno sploh ne znamo pravilno in učinkovito arhivirati dokumentov. Pomembno je, da si za to vzamete čas, če je le mogoče, in da tega ne počnete ob drugem delu. Popolnoma se osredotočite in ustvarite določeno zaporedje, kako se bomo lotili arhiviranja.

 Arhiviranje je danes nuja vsakega podjetja. Ne glede na to, ali ste nedavno ustanovljeno ali že uveljavljeno podjetje, se v vašem podjetju povsod nabere veliko papirja. Od različnih računov in zastarelih dokumentov do pravnih pogodb in pomembnih datotek je pogosto ravno toliko papirja, ki ga je treba obdržati, kot ga je treba zavreči. Razvrščanje po njih in ustrezno organiziranje vaše dokumentacije je lahko ključnega pomena za prihodnost vašega podjetja. Izguba pomembnih dokumentov bi lahko pozneje imela resne pravne posledice.

 Ko se lotite arhiviranja, je na voljo preprost postopek, ki mu lahko sledite, da bo delo opravljeno precej dobro. S preprostimi koraki lahko arhivirate kot profesionalec.

Revizija in sortiranje

Za pravilno organizacijo dokumentov morate najprej vedeti, s čim imate opravka. To pomeni, da opravite temeljito revizijo vseh vaših trenutnih dokumentov in se odločite, kaj morate obdržati in kaj lahko zavržete. Vse, kar morate obdržati, spada v kategorijo, v kateri se morate odločiti, kako to najbolje obdržati. Kategorizirajte ga glede na to, kateri dokument je in kako pogosto boste do njega dostopali. Cilj revizije in sortiranja je, da ostanejo dokumenti, ki jih lahko skenirate in digitalizirate, ter tisti, ki jih morate imeti pri roki v papirni obliki. Nekatere je treba zaradi dolgotrajnega, a občasnega dostopa arhivirati. Naredite ta prvi korak pošteno in prihranite prostor, denar za shranjevanje tako, da zavržete vse, kar ni nujno potrebno. Vsaka vrsta dokumenta ali zapisa bo imela priporočeno obdobje hrambe. Razvrstite jih ne le po kategorijah, ampak tudi po zakonski dolžini arhiviranja.

Čiščenje in odlaganje

Po reviziji boste morda imeli velik kup papirja, ki se ga lahko popolnoma znebite. Potrudite se in pojdite skozi to še enkrat. Po dvojnem preverjanju, ali je vsak dokument presegel zakonske in priporočene zahteve glede hrambe, lahko začnete odstranjevati dokumente z varnimi metodami. Če se dokumentov znebite sami, boste potrebovali ustrezen uničevalnik, ki je primeren za to delo. Pogosto je lažje najti profesionalno podjetje za odstranjevanje, ki je specializirano za varno uničenje in recikliranje občutljivih dokumentov.

Razvrščanje in izbira načina arhiviranja

Vse dokumente, ki so vam ostali in jih morate hraniti, razvrstite v skladu z najboljšim načinom arhiviranja. Ne pozabite zabeležiti kategorije in datuma veljavnosti vsakega dokumenta, da ga boste v prihodnje lažje našli. Dokumente lahko arhivirate na ta dva načina.

Digitalizacija

Digitalizirajte dokumente, do katerih boste pogosto dostopali ali jih boste morali hraniti za vedno. Skenirajte jih in ustvarite digitalno bazo varnostnih kopij datotek.

Vlaganje in pakiranje dokumentov

Po digitalizaciji vam bodo ostali dokumenti, ki jih morate hraniti v papirni obliki. Za njihovo shranjevanje boste potrebovali močne in vzdržljive škatle, ki jim bodo zagotavljale največjo zaščito v daljšem časovnem obdobju. Šibke škatle ali škatle, preobremenjene s težkimi datotekami, se sčasoma bolj poškodujejo. Danes so v ponudbi visokokakovostne arhivske škatle. So prave oblike in velikosti za shranjevanje datotek in dokumentov brez prenatrpanosti. Arhivske škatle in škatle so idealen pripomoček za shranjevanje in organizacijo. Ne pozabite označiti vseh predalov, škatle ali škatle, ki jih izberete. Po možnosti s čim več informacijami o vsebini, da boste lažje našli svoje dokumente in dostopali do njih.

Učinkovita organizacija

Če želite arhiviranje izpopolniti in v prihodnje prihraniti veliko časa in energije, razmislite o najučinkovitejši organizaciji arhiviranja. Ustvarite lahko sistem za upravljanje datotek z zbirko podatkov zapisov tako, da vsakemu dokumentu dodelite številko ali črtno kodo in vsakemu arhivu ali lokaciji dodelite edinstveno številko ali črtno kodo. Podobne dokumente lahko organizirate skupaj, da ustvarite organizirano knjižnico.

Dobite bazo podatkov za iskanje določenih dokumentov in njihovo lociranje veliko hitreje in enostavneje, kot tudi natančen popis vseh vaših dokumentov in datume njihovega prihajajočega uničenja za boljše upravljanje prihodnjega arhiviranja. Več časa kot boste porabili za urejanje svojih arhiviranih dokumentov, več časa vam lahko dolgoročno prihranite.

Skladiščenje arhivskih škatel glede na dolžino hrambe in ustrezno označevanje

Zadnji korak za dokončanje arhiviranja organizacije dokumentov je shranjevanje v shrambo. V digitalni obliki lahko uporabljate diske velike zmogljivosti ali varno shranjevanje v oblaku. Seveda pa ne pozabite na varnostno kopiranje in varnost digitalnih podatkov. Za fizično shranjene dokumente, ki jih že imate organizirane v škatlah in škatlah, potrebujete prostor. Za naprej naj ima rezervo, ker se bo število dokumentov povečalo. Če ste izbrali prostor ali del s policami, jih skrbno označite.

V idealnem primeru bi morali biti vaši dokumenti shranjeni na priročni lokaciji v bližini vaših pisarn, tako da so hitro dostopni, hranjeni pa bi morali biti na varnem mestu stran od delovnega mesta. Lokacija zunaj lokacije pomeni, da bodo vaši dokumenti varni, če se kar koli zgodi v vaši pisarni.

Dostop in varnost

Nazadnje preverite, kako imate dostop do arhiviranih dokumentov. Organiziran sistem z jasno označenimi škatlami je ključnega pomena za enostavno dostopnost vaših dokumentov. Pomembno je, da so fizično dostopni. Kamor koli jih shranjujete, poskrbite, da bo prostor za sprehod in dovolj velika površina za vsako škatlo in škatlo za dokumente. Upoštevajte tudi višino, da škatel ne zlagate previsoko, jih ne zlagate preveč ali zamašite škatel z drugimi dokumenti. Dober dostop in varnost med rokovanjem sta prav tako pomembna kot arhiviranje. Zavarujte občutljive dokumente s ključavnico ali sistemom z dostopno kodo. Uporabite lahko tudi kovinske škatle za shranjevanje s ključavnico.

Končno §

Zakon nalaga obveznost arhiviranja in shranjevanja knjigovodskih listin in knjigovodskih evidenc v digitalni ali papirni obliki zaradi dokazljivosti pred organi državne uprave, pa tudi za druge namene. Zato vedno natančno preučite trenutno besedilo zakona.