Kako urediti skeniran dokument

Optično branje dokumentov in slik je običajna stvar, ki jo danes počnemo na večnamenskih tiskalnikih ali samostojnih skenerjih. Če nam natančna kopija skeniranega dokumenta ustreza, se nam ni treba ukvarjati z ničemer drugim. Včasih pride do situacije, ko moramo tako skeniran dokument spremeniti. Kako ravnati v takem primeru? Skenirani dokument lahko tudi dodatno urejate z ustreznimi programi na vašem računalniku. Verjetno najbolj znana sta Adobe Acrobat in ABBYY FineReader.

Z ABBY FineReader lahko skenirate dokument ali sliko v različne formate. Ko se odpre na zavihku »scan«, izberite »novo opravilo« in nato izberite obliko, v kateri bo skenirani dokument shranjen.

Imate izbiro

Scan to OCR Editor odpre skeniranje v urejevalniku OCR z naprednim pogovorom in preverjanjem pristnosti. To vam omogoča ročno risanje in prilagajanje območij prepoznavanja v skeniranem dokumentu. Nato preverite prepoznano besedilo z možnostjo, da se ABBYY FineReader nauči prepoznati nestandardne znake in pisave. Za najboljše rezultate OCR lahko uporabite napredna orodja.

Scan to PDF ustvari datoteke PDF iz slik, pridobljenih s skenerjem

Če izberete opravilo za skeniranje v datoteko PDF, lahko nastavite pretvorbo, ki določa videz in lastnosti končnega dokumenta.

Na kakovost izhoda lahko vplivate tako, da izberete eno od naslednjih možnosti:

- Izberite najboljšo kakovost slike, ki ohranja ločljivost slike
- Uravnotežena nastavitev, ki zmanjša velikost datoteke PDF brez vidne izgube kakovosti slike
- s kompaktno velikostjo dobite majhno datoteko, vendar z zmanjšanjem kakovosti slike
- Nastavitve po meri prilagodijo shranjevanje slik

Druga možnost, ki jo lahko uporabite, je ustvarjanje dokumenta PDF/A. Tako boste zagotovili, da so vaši dokumenti združljivi s formatom PDF/A. Če morate uporabiti stiskanje za mešano rastrsko vsebino, lahko to storite s stiskanjem MCR. Pri skeniranju v PDF obstaja tudi možnost prepoznavanja besedila na sliki (samodejni OCR). Za urejanje lahko uporabite tudi nastavitve predobdelave slike (skenirani dokument).

Skeniranje v Microsoft Word ustvari dokumente Microsoft Word iz skeniranih dokumentov

Na to vrsto oblike lahko vplivate tako, da nastavite pogovore, da določijo videz in lastnosti, kot so:

- ohranjanje oblikovanja (natančna kopija, urejana kopija, oblikovano besedilo, samo besedilo)
- OCR jeziki
- ohranjanje slik v izhodnem dokumentu
- ohranitev številk glave, noge in strani
- nastavitve predobdelave slike
- dodatne možnosti (napredna orodja)

Skeniranje v Microsoft Excel ustvari dokumente Microsoft Excel iz vaših skeniranih dokumentov

Če uporabljate Microsoft Office, imate možnost skeniranja v Microsoft Excel.

Ko vnesete nastavitve pogovora, imate na voljo možnosti za:

- ohranitev oblikovanja (vrsta pasu, velikost odstavka in format je ohranjen) ali samo besedilo (uporabljena je ena pisava in ohranjeni so samo odstavki)
- OCR jeziki
- Nastavitve formata XLSX (ohranite slike ali ustvarite ločen list za vsako stran)
- nastavitve predobdelave slike
- druge možnosti

Scan to Image ustvari dokumente, ki vsebujejo samo slike slik, pridobljenih s skenerjem

Pri tej vrsti skeniranja v slikovno datoteko nimate izbire med več formati. Ko izberete format TIFF, lahko stisnete skenirane slike, da zmanjšate velikost datoteke. Različne metode stiskanja imajo različne izgube kakovosti slike. Zato je treba pri izbiri upoštevati dva dejavnika, in sicer kakovost slike in posledično velikost datoteke.

ABBY FineReader lahko izbere naslednje metode stiskanja:

PACKBITS - brez izgube podatkov za stiskanje črno-belega skeniranja

JPEG (format JFIF) – metoda za stiskanje sivinskih in barvnih slik. To je bolj izrazito stiskanje z nekaj izgube podatkov. Lahko povzroči zamegljenost in izgubo nasičenosti barv

ZIP – ne povzroča izgube podatkov in je primeren za slike, ki vsebujejo večja območja z eno barvo

LZW - brez izgube podatkov, primeren za vektorsko grafiko in sivine

 
Skeniranje v druge formate ustvari dokumente v drugih želenih oblikah, kot so odt, pptx, epub in html iz skeniranih slik

Zadnja možnost je skeniranje v druge formate. Sem spadajo pptx, odt, html, epub, fb2, rtf, txt, .csv, djvu.

Če ste že izbrali obliko, v kateri želite shraniti skenirani dokument, lahko nastavite parametre skeniranja. Seveda si lahko pred skeniranjem ogledate, kako bo dokument izgledal. Nato morate samo izbrati, kam želite dokument shraniti.

OCR urejevalnik (Optical Character Recognition) je v osnovi pomemben za urejanje. Na podlagi optičnega prepoznavanja znakov lahko dela s slikami, jih pretvori v formate, ki jih je mogoče urejati. Program vsebuje vgrajena avtomatizirana opravila z možnostjo ustvarjanja lastnih iz širokega nabora razpoložljivih korakov. Poleg tega ABBYY FineReader vključuje ABBYY Hot Folder, aplikacijo za načrtovanje obdelave dokumentov, ko ne uporabljate svojega računalnika.

Drugi program, ki vam lahko pomaga pri urejanju skeniranih dokumentov, je Adobe Acrobat. V programu lahko urejate besedilo in slike skeniranih dokumentov PDF. Skenirane dokumente lahko preprosto spremenite v dokumente PDF, ki jih je mogoče urejati. Ko odprete skenirani dokument, ki ga želite urediti, Acrobat samodejno zažene OCR v ozadju in pretvori dokument v sliko in besedilo, ki ga je mogoče urejati, s pravilno pisavo v dokumentu. Možnosti urejanja so široke zaradi širokega nabora nastavitev.

- nastavite privzeto pisavo za dodajanje in urejanje besedila
- dodajanje novega besedila
- urejanje (sprememba, izmenjava in brisanje besedila)
- izbira oblike pisave (sprememba pisave, velikost pisave, razmik med vrsticami, poteza ali barva)
- premaknite, zavrtite in spremenite velikost besedilnega bloka
- označite, podčrtajte, prečrtano besedilo
- dodajanje pripisov in risank za poudarjanje besedila
- dodajanje in urejanje oštevilčenega ali označenega seznama

Poleg teh dveh programov obstajajo še drugi, ki lahko uporabljajo OCR (Optično prepoznavanje besedila) za urejanje skeniranega dokumenta.

Če se odločite za skeniranje dokumenta na mobilni napravi, lahko to storite s pomočjo aplikacij. Nekateri ponujajo možnosti podčrtanja, skice po meri in izbiro oblike, v kateri shranite skenirani dokument. Vendar ne ponujajo nobenega obsežnega urejanja.