Outsourcing (zunanjega izvajanja)

Zunanje izvajanje je poslovna praksa, pri kateri podjetje najame tretjo osebo za opravljanje nalog, upravljanje operacij ali zagotavljanje storitev za podjetje.

Zunanja družba kot izvajalec storitev zagotavlja, da njeni delavci oziroma računalniški sistemi opravljajo naloge ali storitve bodisi na kraju samem v lastnih prostorih lizinške družbe bodisi na zunanjih lokacijah.

Današnja podjetja lahko oddajo številne naloge ali storitve zunanjim izvajalcem. Pogosto oddajajo storitve informacijske tehnologije zunanjim izvajalcem, vključno s programiranjem in razvojem aplikacij ter tehnično podporo. Velikokrat oddajajo storitve za stranke in telefonske storitve. Zunanjim izvajalcem lahko naročijo tudi druge vrste dela, vključno s proizvodnimi procesi, nalogami človeških virov in finančnimi funkcijami, kot sta vodenje knjig in obdelava plač. Podjetja lahko zunanje izvajajo celotne oddelke, na primer celoten IT oddelek ali samo dele določenega oddelka.

Zunanje izvajanje poslovnih funkcij se včasih imenuje pogodbeno zunanje izvajanje ali zunanje izvajanje poslovnih procesov.

Zunanje izvajanje lahko vključuje uporabo velikega zunanjega ponudnika, kot je IBM, za upravljanje storitev IT ali FedEx Supply Chain za logistične storitve tretjih oseb. Lahko pa vključuje tudi najemanje posameznih neodvisnih izvajalcev, začasnih pisarniških delavcev in samostojnih podjetnikov.

Kako deluje zunanje izvajanje

Da bi podjetje lahko učinkovito oddalo zunanje izvajalce, je pomembno, da se osredotoča tako na poslovno partnerstvo kot na logistiko. Pri zunanjem izvajanju gre za upravljanje odnosov, pa tudi za sporazume o ravni storitev in je partnerstvo, ne projekt nabave. Vzdrževanje in zagotavljanje zaupljivega odnosa je bistvenega pomena pri zunanjem izvajanju in je bolj zapleteno kot vzpostavljanje ravni storitev in odnosov.

Nekateri strokovnjaki priporočajo večji poudarek na izstopni klavzuli storitvene pogodbe. Za podjetja je pomembno, da vedo, kdaj se pogodbena pogodba neizogibno izteče, in da zagotovijo, da vpletene strani izpolnijo svoje obveznosti in zdržijo do izteka pogodbe.

Razlogi za zunanje izvajanje

Podjetja pogosto najemajo zunanje izvajalce kot način za zmanjšanje stroškov, povečanje učinkovitosti in hitrosti. Podjetja, ki se odločijo za zunanje izvajanje, se zanašajo na strokovno znanje in izkušnje tretjih ponudnikov pri izvajanju nalog, oddanih zunanjim izvajalcem, da pridobijo takšne ugodnosti. Osnovno načelo je, da ker se tretji ponudnik osredotoča na to posebno nalogo, jo lahko opravi bolje, hitreje in ceneje kot najemniško podjetje. Zaradi takšnih prednosti se podjetja pogosto odločijo za zunanje izvajanje podpornih funkcij v svojih podjetjih, da lahko svoje vire bolj natančno osredotočijo na svoje ključne kompetence, kar jim pomaga pridobiti konkurenčne prednosti na trgu.

Vendar se nekatera podjetja odločijo za zunanje izvajanje iz drugih razlogov. Na primer, zunanje izvajalce izvajajo, ker ne morejo zaposliti notranjih sodelavcev za polni delovni čas s posebnimi veščinami in izkušnjami, potrebnimi za opravljanje določenih nalog. Podjetja se včasih odločijo za zunanje izvajanje kot način prenosa izpolnjevanja regulativnih zahtev ali obveznosti na tretjega ponudnika. Poleg tega podjetja gledajo na ponudnike zunanjih izvajalcev kot na središča inovacij.

Vrste zunanjega izvajanja

Obstaja več načinov za oddajo poslovnega procesa zunanjim izvajalcem in glede na proces ima lahko eden prednost pred drugim. Na splošno obstaja več različnih vrst, ki temeljijo na razdalji med obema članoma razmerja. To so naslednje vrste:

Onshoring

Premestitev dela ali storitev na cenejšo lokacijo v lastni državi podjetja.

Offshoring

Premestitev del ali storitev tretjih ponudnikov v tujino.

Nearshoring 

Premestitev dela ali storitev k ljudem v bližnjih, pogosto mejnih regijah in državah.

Dogovori o zunanjem izvajanju se lahko tudi zelo razlikujejo po obsegu. Za določene postopke, kot je programiranje ali ustvarjanje vsebine, je morda primerno najemanje samostojnih podjetnikov po principu od enega do drugega. Podjetje, ki celoten IT oddelek preda zunanjim izvajalcem, bo potrebovalo dolgoročno partnerstvo z jasno opredeljenimi zahtevami. Redno oddajajte zunanje izvajanje poslovnih procesov, kot so obračun plač in računovodstvo, administracija in podpora strankam.

Primeri zunanjega izvajanja

Vse večja uporaba virtualnih asistentov je eden od trendov, kjer bo zunanje izvajanje imelo pomembno vlogo. Podjetja vse pogosteje uporabljajo virtualne pomočnike na ravni podjetja za avtomatizacijo določenih procesov. To pomeni povečano potrebo po specializiranih aplikacijah glasovnega pomočnika. Številna podjetja se lahko odločijo za zunanje izvajanje tega razvojnega projekta zaradi stroškov in znanja.

Če je bilo podjetje ameriško in se je odločilo za »offshore« to delo, lahko najame razvojno podjetje na primer v Indiji ali Angliji. Če se odločijo za delo "nearsshore", lahko vzpostavijo razmerje s kanadsko ali mehiško tretjo osebo. Če bi projekt "na kopnem", bi verjetno komunicirali z bližnjim podjetjem ali najeli neodvisne izvajalce.

Bližje ko je tretja oseba naročnikovemu podjetju; manj bodo vplivale časovne in kulturne razlike. Ker je razvoj aplikacij pogosto asinhron proces, strogo časovno načrtovanje ni glavna prednostna naloga in stranke, ki iščejo to delo, bodo morda raje premestile v tujino kot v druge države.

Prednosti in slabosti zunanjega izvajanja

Poleg nižjih stroškov in večje učinkovitosti lahko podjetja, ki izvajajo zunanje izvajanje, vidijo še druge prednosti. Z zunanjim izvajanjem bi lahko podjetja sprostila vire ( tj. denar, osebje, opremo), ki jih je mogoče preusmeriti na obstoječe naloge ali nove projekte, ki podjetju prinašajo višje donose kot funkcije, ki so bile oddane zunanjemu izvajalcu. Podjetja lahko tudi ugotovijo, da lahko racionalizirajo proizvodnjo in/ali skrajšajo proizvodne čase, ker lahko tretji ponudniki hitreje izvajajo naloge, oddane zunanjim izvajalcem.

Vendar lahko zunanje izvajanje podjetjem prinese izzive in slabosti. Podjetja, vključena v zunanje izvajanje, morajo ustrezno upravljati svoje pogodbe in svoje stalne odnose s tretjimi ponudniki, da zagotovijo uspeh. Nekateri bi lahko ugotovili, da sredstva, namenjena upravljanju teh odnosov, tekmujejo z viri, namenjenimi nalogam, ki so bile oddane zunanjim izvajalcem, kar lahko izniči številne, če ne vse, koristi, ki jih išče zunanje izvajanje.

Podjetja lahko tudi spoznajo, da izgubljajo nadzor nad vidiki zunanjih nalog ali storitev. Na primer, podjetje bi lahko izgubilo nadzor nad kakovostjo storitev za stranke, če svojo funkcijo klicnega centra odda zunanjemu izvajalcu; tudi če pogodba podjetja s ponudnikom določa določene ukrepe za kakovost, bo podjetju morda težje popraviti zunanjega ponudnika kot pa interno ekipo.

Podjetja, ki oddajajo zunanje izvajanje, se lahko soočajo tudi z večjimi varnostnimi tveganji, saj delijo lastniške informacije ali občutljive podatke podjetja s svojimi ponudniki tretjih oseb. Zunanji ponudnik jih lahko zlorabi, nepravilno obdela ali nenamerno razkrije.

Poleg tega se lahko podjetja soočajo s težavami pri pridobivanju lastnih zaposlenih za učinkovito komunikacijo in sodelovanje s tistimi, ki delajo za tretje ponudnike – scenarij, ki je pogostejši, če tretja oseba deluje v tujini.

Etika zunanjega izvajanja

Zunanje izvajanje je za podjetja sprožilo tudi nekatera etična vprašanja. Nekateri so to prakso kritizirali predvsem zaradi vpliva na delavce. Zaposleni v podjetjih, ki se odločijo za zunanje izvajanje, odločitev o zunanjem izvajanju pogosto razumejo kot grožnjo varnosti njihove zaposlitve; v mnogih primerih je ta strah upravičen, saj bodo izgubili službo zaradi delavcev, ki imajo morda nižje plače in ugodnosti. Scenarij je naletel tudi na kritike javnosti ter politikov in sindikalnih voditeljev.

Podjetja bi se lahko soočila tudi z negativno publiciteto zaradi svojih odločitev o zunanjem izvajanju, saj bi stranke in javnost na splošno to potezo videla kot način za znižanje plač in ugodnosti delavcev ali za izogibanje okoljskim, finančnim ali varnostnim predpisom.

Insourcing vs. zunanje izvajanje

Podjetja se lahko odločijo proti zunanjemu izvajanju in se raje obrnejo na zunanje izvajanje. Kot že ime pove, se insourcing nanaša na prakso notranjih ekip, ki opravljajo funkcije, ki bi jih lahko izvajala zunanja podjetja ali kontaktne osebe. Insourcing se torej lahko obravnava kot nasprotje zunanjega izvajanja.

Zavarovanje včasih vključuje zaposlovanje novih zaposlenih, bodisi za stalno bodisi začasno, za opravljanje nalog, oddanih zunanjim izvajalcem. Podjetja bodo morda morala vlagati v novo opremo, strojno in programsko opremo pri najemanju virov ter morda tudi preoblikovati poslovne procese.

Trendi zunanjega izvajanja

Čeprav je zunanje izvajanje veljalo za način za zmanjšanje stroškov in večjo učinkovitost, postaja vse bolj strateško orodje za podjetja. Vodilna podjetja razumejo, da jim zunanje izvajanje nekaterih funkcij lahko pomaga pridobiti konkurenčno prednost, saj jim omogoči dostop do strokovnega znanja ali inovativnih tehnologij, ki jih nimajo v podjetju. Na ta način hitreje dobijo izdelke ali storitve, kar jim omogoča preusmeritev virov na najbolj kritična področja poslovanja. Zunanje izvajanje ponuja stroškovno učinkovitost in večjo prilagodljivost delovne obremenitve.

Vir: techtarget.com